I Fondi CEI e la Catalogazione degli Archivi Ecclesiastici

Introduzione: Il Ruolo della CEI per i Beni Culturali Ecclesiastici

La Conferenza Episcopale Italiana (CEI) svolge un ruolo fondamentale nel sostegno e nella valorizzazione del patrimonio culturale ecclesiastico. Il Consiglio Episcopale Permanente, nella sessione del 25-27 settembre 2017, ha avviato la revisione del testo delle nuove Disposizioni concernenti la concessione di contributi finanziari della CEI per i beni culturali ecclesiastici e l’edilizia di culto, approvando i criteri di orientamento presentati. La bozza di tali Disposizioni è stata successivamente esaminata e approvata nella 71° Assemblea Generale della CEI, svoltasi a Roma dal 21 al 24 maggio 2018.

Le Disposizioni organizzano il patrimonio ecclesiastico in due categorie fondamentali: i beni artistici e culturali (Art. 1 §1, lett. a) e i luoghi per il culto e le attività pastorali (Art. 1§1 b). La valutazione del patrimonio si basa sulla funzione che esso svolge nel servizio alle comunità, rispondendo alle esigenze di culto della popolazione (Art. 1 §1). In un’ottica di valorizzazione, il lavoro integrato tra diverse istituzioni culturali come musei, archivi e biblioteche, insieme al patrimonio diffuso sul territorio diocesano (chiese, rettorie), è considerato strategico. Operare in rete, anche a livello regionale, esprime importanti valori comunionali ed ecclesiali, costituendo un’opportunità da potenziare.

È prevista la possibilità di contributi straordinari concessi dalla Presidenza in situazioni di rilevanza nazionale. Per garantire trasparenza e rigore, il Presidente del Comitato informa annualmente la Presidenza sulle attività svolte, come previsto per dare attuazione alle risoluzioni dell’Assemblea CEI del 2016 e alla necessità di una maggiore relazione tra il Comitato e la Presidenza.

La Valorizzazione degli Archivi Ecclesiastici

Nell'ambito delle iniziative per la salvaguardia e la promozione del patrimonio culturale ecclesiastico, gli archivi ricoprono una posizione di rilievo. L'Archivio Storico Diocesano, inteso come istituzione culturale che conserva la documentazione prodotta dalla curia diocesana e in parte anche dalle parrocchie del centro storico, è stato oggetto di un piano di schedatura dei fondi archivistici. Le schede di ogni singolo fondo sono confluite nel portale BeWeB (Beni ecclesiastici sul web), gestito dall'Ufficio nazionale dei beni culturali della CEI. BeWeB (www.beweb.chiesacattolica.it) è oggi un collettore di informazioni che spaziano dagli archivi alle biblioteche e ai beni culturali in generale.

Per la valorizzazione, è stato creato un nuovo sito internet dell’Archivio Storico. Grazie all’acquisto di uno scanner planetario, si è proceduto alla digitalizzazione della documentazione del XVI secolo, prodotta durante le visite apostoliche del vescovo di Verona, cardinale Agostino Valier, operate per conto del pontefice nelle diocesi del Veneto, dell’Istria e della Dalmazia.

Il Censimento degli Archivi Parrocchiali

Sul fronte delle parrocchie della Diocesi, un gruppo di archivisti ha visitato tutte le parrocchie, operando un censimento di quanto contenuto in ogni singolo archivio. Questa operazione ha permesso di conoscere le condizioni degli archivi parrocchiali, la loro collocazione, e di intervenire sulle situazioni più critiche per salvaguardare la conservazione della documentazione, avviando progetti di riordinamento ed inventariazione.

Annualmente, viene proposto un percorso di formazione destinato a coloro che operano negli archivi parrocchiali: studiosi, coadiutori del parroco, volontari della segreteria parrocchiale o semplici appassionati di storia locale. Questi percorsi formativi hanno coinvolto anche altri Archivi Diocesani (Brescia, Bergamo, Lodi), e realtà del territorio come l’Archivio di Stato e l’Università di Verona.

I Progetti CEI per la Catalogazione e l'Inventariazione

Progetto CEI-Ar: Riordino e Inventariazione Informatizzata degli Archivi Ecclesiastici

A partire dal 2004, gli archivi storici diocesani e di altri enti ecclesiastici che aderiscono a questo progetto hanno a disposizione un servizio per la migliore gestione e organizzazione del loro patrimonio. L’Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici e l'edilizia di culto della CEI promuove e sostiene questo progetto, poiché il riordino e la descrizione della documentazione archivistica sono presupposti imprescindibili per una corretta conservazione, tutela e fruizione.

• Supporti offerti: Gli istituti aderenti dispongono del software CEIAr per il riordino e la descrizione archivistica, oltre a servizi di coordinamento, consulenza, formazione e assistenza specialistica (contenutistica e tecnico-informatica).
• Integrazione con BeWeB e SAN: BeWeB garantirà l'implementazione dei servizi interni all’archivio (gestione sala studio, gestione immagini). Il progetto è maturato nell'ambito dell'Intesa tra CEI e MiBACT del 18 aprile 2000, e ha trovato nuovo impulso con la Convenzione per il dialogo tra il Sistema Archivistico Nazionale (SAN) - gestito dall'Istituto Centrale per gli Archivi (ICAR) del MiBACT - e BeWeB.
• Caratteristiche del software CEIAr:
  • Permette una dettagliata descrizione multilivello, strutturata con diverse tipologie di scheda (complesso di fondi, fondo, aggregazione logica, unità archivistica).
  • Garantisce un’adeguata rappresentazione dei legami intrinseci tra i documenti attraverso una struttura informativa ad albero.
  • Consente la descrizione del materiale attraverso più alberi archivistici, permettendo di confrontare interventi successivi nel tempo.
  • È possibile collegare le relative immagini alle schede di descrizione.
  • Consente la rilevazione di voci d’indice e la loro uniformazione agli standard per la descrizione di record d’autorità (schede entità persona, famiglia, ente).
• Standard e interoperabilità: CEIAr rispetta gli standard internazionali ISAD(G) (International Standard Archival Description General) per la descrizione archivistica e ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Records Corporate, Bodies, Persons, Families) per i record d’autorità. Oltre ai formati di esportazione comuni, dispone di esportazione compatibile con il Sistema unificato informativo delle soprintendenze archivistiche (SIUSA) e permette la generazione di file XML basati sugli standard EAD/EAC.
• CEIAr TS e pubblicazione su BeWeB: Attualmente, il software CEIAr viene fornito agli archivi aderenti con il nuovo sistema online Terminal Server (CEIAr TS), consentendo l'immediata pubblicazione delle banche dati realizzate sul portale BeWeB, integrate con la scheda anagrafica dell'istituto culturale (soggetto conservatore).
• Proprietà dei dati: Partecipando al portale BeWeB, gli archivi conservano sempre la proprietà e la piena disponibilità dei propri dati.

Progetto CEI-OA: Inventario dei Beni Storici e Artistici

A partire dal 1996, le diocesi italiane sono impegnate in una campagna di inventariazione informatizzata dei beni storici e artistici di loro proprietà. Il servizio è promosso e coordinato dall’Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici e l'edilizia di culto della Conferenza Episcopale Italiana (BCE).

• Il rilevamento del patrimonio ecclesiastico integra, rispettando gli standard dell’Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione (ICCD), quello promosso dal MiBACT.
• L’inventario ha uniformato il rilevamento sul territorio, completandolo e aggiornandolo, e ha favorito l’evidenza delle specificità ecclesiastiche del patrimonio. L’uniformità delle banche dati è garantita da un metodo uniforme di descrizione e dall’uso di un unico strumento di data entry e gestione dati.
• L'inventario nasce informatizzato e correla ai dati descrittivi dei beni le relative immagini. Il metodo adottato aderisce agli standard ICCD per il livello inventariale, ma è arricchito da elementi descrittivi di livello catalogo e da informazioni specifiche del patrimonio ecclesiastico.
• Sono state schedate opere mobili presenti in tutte le chiese (parrocchiali e sussidiarie), musei diocesani, palazzi vescovili e seminari ecclesiastici, senza limiti cronologici. L’inventario diocesano ha finalità patrimoniali, gestionali e culturali.
• Le diocesi hanno costituito equipe composte da personale specializzato, con schedatori qualificati, fotografi professionisti e responsabili scientifici (storici dell’arte o docenti universitari).
• Per la realizzazione dell’inventario, le diocesi hanno usufruito di un contributo, grazie all’8x1000 alla Chiesa Cattolica.
• Una volta concluso, copia dell’inventario viene consegnata ai parroci (tramite servizio di consultazione online) e, secondo accordi, alla competente Soprintendenza e all’ICCD (tramite l'Ufficio BCE).
• Il beneficio si estende alla conoscenza, sicurezza e tutela dei beni (la banca dati nazionale è accessibile in tempo reale al Comando dei Carabinieri di tutela del patrimonio culturale) e alla sua efficiente gestione (can. 1283 del Codice di Diritto Canonico).
• È possibile aggiornare o integrare costantemente le informazioni, ad esempio in occasione di visite pastorali, avvicendamento dei parroci, creazione o soppressione di enti parrocchiali, revisione dell’attribuzione culturale degli oggetti.
• L’attività di aggiornamento è supportata da un sistema di registrazione dello storico degli interventi. È possibile arricchire il tracciato catalografico con materiali audio, video, ecc.
• Oltre la metà delle diocesi italiane ha concluso la fase di rilevamento e le banche dati sono fruibili su BeWeB.

Progetto CEI-Bib: Catalogo Collettivo delle Biblioteche Ecclesiastiche Italiane

Il progetto per la mediazione, tutela e valorizzazione dei beni librari delle biblioteche diocesane e di altri istituti ecclesiastici è stato avviato nel 2006. Gli obiettivi includono l'operare in rete, la fornitura di strumenti informatici alle diocesi, la facilitazione dell'accesso al Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) per le biblioteche ecclesiastiche, la creazione di un sistema di authority file e la ricerca integrata dei dati dei quattro ambiti dei beni culturali ecclesiastici.

A partire dal 2010, la rete di biblioteche è confluita nel SBN, e l'Ufficio BCE è diventato il coordinatore del Polo SBN di Biblioteche Ecclesiastiche (PBE), il più grande polo extraterritoriale di SBN. Il software di catalogazione utilizzato è CEIBib, un sistema integrato basato su EOSWeb -MARC21 nativo-, certificato al 3° livello di SBN, che consente la catalogazione di materiale antico e moderno, e la gestione dei prestiti e dei servizi di circolazione.

Criteri e Requisiti per la Concessione dei Contributi CEI

Enti Ammissibili ai Contributi

I contributi sono erogati alle diocesi per interventi a favore di enti ecclesiastici con finalità di religione e di culto soggetti alla giurisdizione dell’ordinario diocesano, quali: diocesi, seminari, chiese cattedrali, capitoli, parrocchie, chiese rettorie, santuari, confraternite. Alle diocesi sono assimilate le abbazie e le prelature territoriali. Possono essere erogati contributi anche agli istituti di vita consacrata e alle società di vita apostolica, se civilmente riconosciuti, che ne abbiano fatto richiesta tramite gli ordinari diocesani, limitatamente agli archivi generalizi e provinciali e alle biblioteche di particolare rilevanza.

Il contributo massimo erogabile per ogni singolo Istituto culturale è di € 13.000,00, per la conservazione e consultazione di archivi e biblioteche.

Processo di Adesione al Progetto CEI-Ar

Per aderire al progetto CEI-Ar ed entrare a far parte della Rete di archivi ecclesiastici, l’istituto culturale (archivio/biblioteca/museo) di proprietà ecclesiastica - conservatore del patrimonio archivistico - deve essere innanzitutto censito nell’Anagrafe degli Istituti Ecclesiastici (AICE). I passaggi per l'adesione sono i seguenti:

1. Verificare che l’istituto conservatore sia iscritto all’Anagrafe degli istituti culturali ecclesiastici (AICE) per recuperare il “codice Anagrafe CEI” identificativo dell’istituto culturale.
2. Produrre la documentazione firmata dal responsabile dell'archivio, dall'incaricato diocesano per i beni culturali o dal Superiore, e sempre vistata dall'Ordinario diocesano (anche per archivi non diocesani).
3. Una volta ricevuti dall’Ufficio BCE i documenti di adesione, si procede a registrare l’avvenuta adesione dell’istituto culturale al progetto.
4. Solo da quel momento in poi, l’incaricato diocesano per i beni culturali (della diocesi territoriale di riferimento dell’istituto) potrà richiedere l’abilitazione al software CEI-Ar per gli operatori archivisti e per il direttore dell’istituto direttamente dalla sua Scrivania Virtuale BBCC (servizio Gestione staff>Aggiungi nuovo utente).

Non ci sono scadenze per presentare la documentazione di adesione: gli archivi diocesani o di altri enti di proprietà ecclesiastica possono presentare la domanda in qualsiasi momento dell’anno. L’Ufficio BCE organizza di norma un unico corso annuale introduttivo all’uso del software, indispensabile per il reale accesso al progetto.

Il CEI-Ar è un gestionale per la descrizione archivistica e uno strumento di back-end a disposizione degli istituti culturali aderenti. Maggiori informazioni sono presenti nel Forum archivi sulla Scrivania Virtuale degli operatori (sezione Metodologia di lavoro > Pubblicazione su BeWeB). Il modulo di liberatoria, diverso a seconda della tipologia della struttura, dovrà essere inviato quando si intenderà pubblicare online sul portale BeWeB il risultato del lavoro archivistico realizzato con CEI-Ar.

Obblighi e Requisiti Specifici

• Gli istituti conservatori che partecipano al progetto CEI-Ar sono tenuti a richiedere - almeno una volta l’anno - una verifica (report) sulla banca dati in corso di realizzazione, gestibile e visibile soltanto all’istituto conservatore.
• Per gli archivi, è richiesta una consistenza di almeno 100 metri lineari.
• La fruizione pubblica di tali istituti deve essere effettiva.
• Il progetto presentato è parte fondamentale della pratica di contributo e deve essere compilato con attenzione perché esplicita e giustifica tutte le voci successive della pratica.
• Lo statuto deve indicare denominazione, sede, finalità, funzioni, ordinamento interno e patrimonio. Nel regolamento possono essere disciplinati aspetti relativi a personale, elementi finanziari, gestione delle opere e servizi al pubblico.
• La richiesta deve contenere una precisa indicazione dell'Ente proprietario (ad esempio Diocesi o Seminario) e dell’Istituto specifico a cui si riferisce (ad esempio Archivio Diocesano).
• All’atto della presentazione della documentazione, sarà necessario allegare copia della richiesta del nulla-osta inviata alla locale Soprintendenza con relativa attestazione di consegna.

Tipologie di Spesa Ammissibili e Limiti

• L’acquisto di scanner planetari potrà essere ammesso unicamente per un contributo massimo di € 3.000,00.
• Per i musei di prossima apertura, il numero di anni per cui è possibile fare richiesta di contributo corrisponde a cinque. Le finalità saranno legate all’incarico di progettazione del museo, all’allestimento, all’inventario e al restauro del materiale da esporre.
• Sono ammissibili solo beni di proprietà o in dotazione stabile che siano di tipologia coerente con le finalità dell’istituto.
• Il materiale informativo ammissibile a contributo è esclusivamente quello cartaceo, e nella rendicontazione specifica dovranno essere allegati i pdf dei materiali realizzati.
• L’acquisto di libri è possibile solo per le biblioteche che partecipano al Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) e hanno localizzato nel catalogo del proprio istituto culturale almeno 10.000 libri.
• La richiesta per impianti di allarme e/o videosorveglianza deve essere presentata tramite l’Art. 3 §5 delle Disposizioni, fatta eccezione per le pratiche OR.

Aggiornamenti delle Disposizioni CEI

Nel corso degli anni, le Disposizioni sono state oggetto di diversi adeguamenti per rispondere alle esigenze mutate e ai nuovi contesti:

• Il Consiglio Episcopale Permanente del 26 maggio 2021 ha provveduto ad adeguare l’Art. 3 §5.
• Nella sessione del 24 maggio 2023, il Consiglio Episcopale Permanente ha ritenuto necessario intervenire per sostenere le diocesi nell’affrontare gli aumentati costi dei futuri lavori.
• Il Consiglio Episcopale Permanente, nella sessione del 18-20 marzo 2024, ha approvato la nuova stesura del “Regolamento applicativo” delle “Disposizioni concernenti la concessione di contributi finanziari della Conferenza Episcopale Italiana per i beni culturali ecclesiastici e l’edilizia di culto”. Il nuovo Regolamento è stato promulgato con decreto del Presidente della CEI in data 21 marzo 2024, protocollo n. 288/2024.
• Nella sessione del 27 maggio 2025, il Consiglio Episcopale Permanente ha approvato l’aggiornamento delle tabelle 1, 2 e 3 e delle tabelle parametriche superfici, che costituiscono la base di riferimento per la concessione dei contributi relativi all’edilizia di culto, stabilendo che entreranno in vigore dalla data di pubblicazione sul sito istituzionale della CEI, alla pagina dell’Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici e l’edilizia di culto (www.bce.chiesacattolica.it).

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