La digitalizzazione dei beni archivistici e librari è un processo complesso che richiede un'attenta pianificazione e il rispetto di normative specifiche. Questo processo, sebbene fondamentale per la conservazione e la fruizione del patrimonio culturale, presenta diverse sfide operative, legali e di gestione.
Autorizzazione e Pianificazione del Progetto
I progetti di digitalizzazione di beni archivistici e librari devono essere autorizzati dalla Soprintendenza, ai sensi dell'art. 12 del Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42. La Soprintendenza organizza periodicamente incontri formativi specifici relativi ai progetti di digitalizzazione e ha elaborato uno schema da utilizzare nella redazione di un progetto di digitalizzazione, scaricabile al seguente link: Schema di progetto di digitalizzazione.
La digitalizzazione può riguardare sia beni riconosciuti di particolare interesse storico e culturale, sia materiali dell'archivio di deposito o di uso corrente. In ogni caso, è necessaria l'autorizzazione della Soprintendenza.
Prima di dare avvio ad un progetto di digitalizzazione, è bene effettuare una preliminare analisi della fattibilità tecnica dell'intervento e del rapporto costi/benefici. Pertanto, il progetto di digitalizzazione deve:
- Descrivere gli strumenti hardware per l'acquisizione delle immagini (scanner, macchine fotografiche, ecc…), che dovranno essere utilizzati da operatori dotati di un'adeguata formazione.
- Specificare i formati delle immagini digitali. Si consiglia di acquisire le immagini originali, dette anche "immagini master", in un formato non compresso ad alta definizione (ad es. TIFF), per garantire la migliore conservazione a lungo termine, e, in seguito, generare copie in altri formati a bassa risoluzione (es. JPEG, PDF), per la consultazione interna o la divulgazione nel web.
- Definire i dati da associare ai singoli file creati durante la digitalizzazione. Questi dati, chiamati tecnicamente "metadati", devono contenere gli elementi descrittivi relativi ad ogni singola immagine, in modo tale da renderla individuabile e ricercabile, e le informazioni che la collocano nel suo contesto originario. I metadati dovranno essere descrittivi, metadati tecnici, metadati amministrativi e gestionali.
- Descrivere il sistema di conservazione delle immagini, comprese tutte le misure di backup e disaster recovery che saranno adottate.
- Specificare quale sarà il sistema utilizzato per la gestione e la visualizzazione delle immagini, sia da parte degli operatori interni, sia da parte di eventuali utenti esterni. Si potranno utilizzare appositi software di gestione, CMS on-line e i portali appositamente progettati dal Ministero e/o altri Istituti e Enti pubblici.
Normative e Linee Guida Nazionali
Il Piano nazionale di digitalizzazione del patrimonio culturale 2022-2026 (PND), redatto ai sensi dell'articolo 35 del DPCM 169/2019, e le Linee guida allegate, costituiscono i documenti a cui attenersi per programmare e realizzare qualsiasi progetto di digitalizzazione del patrimonio culturale, compresi i beni archivistici e librari. In particolare, si invita a prestare particolare attenzione alla redazione del Piano di gestione dei dati (Data Management Plan). Il Data Management Plan è lo strumento che permette di raccogliere informazioni su come i dati vengono acquisiti, descritti, elaborati, gestiti, definendone i piani per la loro condivisione e conservazione nel tempo.
Per ulteriori informazioni sui progetti di digitalizzazione di materiale cartaceo, si vedano le Linee guida per la digitalizzazione e metadati sul sito dell'Istituto Centrale per il Catalogo Unico, la pagina dedicata sul sito Internet culturale, e il documento redatto dalla Regione Piemonte.
Procedure Operative di Digitalizzazione
Si consiglia di effettuare i lavori di digitalizzazione direttamente nei luoghi di conservazione, al fine di evitare eccessive movimentazioni del materiale cartaceo. Si ricorda, altresì, che la digitalizzazione della documentazione non consente in alcun caso l'automatico scarto della documentazione riprodotta.
La digitalizzazione è stata organizzata in diverse fasi di lavorazione monitorate da un sistema di controllo che ne ha tracciato puntualmente lo stato e la qualità ed è stata eseguita secondo i criteri di seguito descritti:
Inquadratura
Tutti i documenti sono stati digitalizzati, laddove ritenuto necessario e funzionale, su entrambi i lati, nell’ordine sequenziale previsto ed acquisiti in modo che ogni documento sia interamente compreso nella stessa immagine digitale, inclusi i margini e ogni altro elemento oltre al testo. I margini del documento sono paralleli a quelli dell’immagine.
Rifilatura
I file di immagine acquisiti sono stati rifilati in maniera da eliminare la presenza di zone estese al di fuori del documento, pur garantendo di mantenere per intero il documento stesso.
Rilegature strette di unità documentarie
Sono stati prodotti i seguenti formati immagine:
- File Master - TIFF 6.0: non compresso con risoluzione di 600 dpi ottici (non interpolati) e una profondità di colore di 24 bit RGB per dimensioni dell’originale fino al formato A1. Qualora il contenuto della documentazione abbia presentato contenuti particolari, si è provveduto alla creazione di formato immagine valutato di volta in volta.
- File Intranet - JPEG: compresso, sottocampionato a 300 dpi e con una profondità di colore a 24 bit RGB al fine di ottenere una buona qualità e leggibilità a video anche sotto ingrandimento insieme ad un ingombro sufficientemente contenuto.
- File Internet - JPEG: compresso, sottocampionato a 150 dpi e con profondità di colore a 24 bit RGB; il fattore di compressione ed il sottocampionamento sono stati stabiliti in funzione delle dimensioni dei documenti.
Digitalizzazione di Materiale Fotografico e Cartografico
Una parte dei documenti cartografici è stata digitalizzata attraverso l’uso di fotocamera digitale professionale. Utilizzando ottiche professionali, è infatti possibile ottenere risultati di riproduzione digitali ottimali e correggere eventuali imperfezioni degli originali già in fase di ripresa.
Per quanto riguarda più specificatamente il materiale fotografico, le attività di digitalizzazione dei fototipi selezionati sono state svolte nell’ottica di garantire una acquisizione digitale idonea sia alla conservazione che alla fruizione delle immagini. Per le attività di acquisizione digitale sono stati seguiti i parametri della Normativa per l’acquisizione digitale delle immagini fotografiche dell’ICCD.
Dal punto di vista operativo, nelle fasi preliminari della ricognizione, prima di procedere alla digitalizzazione dei fototipi prescelti, è stato effettuato un riscontro sui seguenti elementi:
- Numero, tipologia e formato dei diversi supporti
- Stato di conservazione
- Contesto di aggregazione
- Livello e modalità di ordinamento
Per poter garantire un'acquisizione digitale idonea sia alla conservazione che alla fruizione delle immagini è stata data priorità, ove possibile, alla scansione dei negativi (lastre, pellicole) che consentono parametri ottimali di digitalizzazione. Il sistema di acquisizione utilizzato è stato la scansione attraverso scanner piano con sistema di illuminazione a luce fredda in grado di garantire la qualità di immagine richiesta dal progetto senza arrecare danno ai documenti fotografici. I parametri di digitalizzazione hanno portato alla creazione di file master che garantissero la riproduzione fedele dei fototipi in vista della loro conservazione digitale a lungo termine o della necessità di una stampa di alta qualità.
Sfide Legali e di Proprietà
Negli ultimi anni è emersa una problematica importante: la questione della proprietà dei fondi digitalizzati e il diritto alla riservatezza. Questo solleva interrogativi sulla possibilità che alcune Diocesi rallentino o abbandonino i progetti di digitalizzazione.
È importante sottolineare che la condivisione di documenti digitalizzati tra studiosi o ricercatori, senza l’esplicita autorizzazione dell’Ente proprietario, non è consentita. Anche se fatta in buona fede e a fini di studio, questa pratica viola le regole di tutela e gestione degli archivi.
Un dubbio comune riguarda la titolarità dei diritti quando la digitalizzazione viene eseguita da volontari. A chi appartengono, in questi casi, le copie digitali?
La questione della privacy è particolarmente delicata. Anche se i documenti sono antichi, la privacy legata ai dati personali contenuti in essi non decade automaticamente dopo 100 anni per quanto riguarda la condivisione pubblica non autorizzata. La possibilità di studiare e visionare i registri non implica il diritto di condividerli indiscriminatamente.
Le piattaforme online come FamilySearch, MyHeritage, Ancestry, che rendono disponibili documenti digitalizzati, operano sulla base di contratti specifici con gli enti proprietari, che autorizzano la visualizzazione privata dei contenuti. Questo non conferisce a terzi il diritto di ridistribuirli.
Il Ruolo dell'Archivista
L'archivista ha il compito di promuovere la digitalizzazione, ma deve agire nel rispetto delle direttive dell'ente proprietario e del parroco. La digitalizzazione non può essere imposta e richiede risorse economiche e tecniche adeguate.
L'uso di attrezzature non professionali o obsolete può compromettere la qualità del lavoro e la sua utilità a lungo termine. Un progetto di digitalizzazione efficace richiede un'attrezzatura consona e una formazione adeguata del personale, per evitare che il lavoro diventi inutile in futuro.
Ogni parroco ha le sue regole e il suo staff, e le decisioni riguardanti la digitalizzazione dipendono dalla loro volontà e dalle risorse disponibili. L'uso di smartphone per acquisire foto ad alta risoluzione può rallentare computer obsoleti, specialmente se le risorse di memoria e di elaborazione sono limitate.
In sintesi, la digitalizzazione non è né il male assoluto né la salvezza universale. Chi ama davvero gli archivi punta alla tutela, alla qualità e alla legalità delle operazioni, oltre che alla velocità di accesso. La fretta di digitalizzare tutto può portare a gravi danni, anche involontari, ed è per questo che dobbiamo continuare a fare domande, informarci e rispettare le regole.
Esempi di Progetti di Digitalizzazione
Patrimonio Digitale dell'Arcidiocesi di Trento
Patrimonio Digitale è la teca digitale dell'Arcidiocesi di Trento. Il progetto ha preso avvio nel 2020 e ha come obiettivo la messa a disposizione, in formato digitale, del patrimonio culturale della Diocesi di Trento, in particolare quello archivistico e librario, attraverso una Teca online, una banca dati di articoli a tema mondialità e missione e una sezione dedicata a mostre digitali. Il portale nasce nel 2020 nell'ambito dell’Area Cultura diocesana, sotto la supervisione dell’Archivio Diocesano Tridentino e della Biblioteca Diocesana Vigilianum. L’obiettivo è dare visibilità a documenti e libri di particolare valore riuniti, grazie all’opera di digitalizzazione, in collezioni create sulla base di criteri variabili: fondo di provenienza, tema, periodo, valore.
Il Capitolo del Duomo di Trento
Il Capitolo del duomo di Trento ha una storia millenaria. Oltre ad una grande quantità di documenti, appartengono ai canonici anche una serie di libri liturgici di notevole bellezza. Si tratta di Antifonari e Graduali che vennero usati per le celebrazioni corali nella cattedrale di Trento a partire dalla seconda metà del secolo XV.
Come consultare gli Archivi Storici Diocesani
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