L'Importanza e la Definizione dell'Archivio Parrocchiale
L’archivio parrocchiale è la raccolta sistematica di atti e di documenti prodotti e ricevuti dalla parrocchia nell’esplicazione della sua attività pastorale. Esso rappresenta una delle fonti documentarie più importanti per la storia della Chiesa locale, che è mirabilmente intrecciata con quella della diocesi, degli altri enti ecclesiali o politici e delle vicissitudini politiche, economiche, sociali, culturali e religiose.
L’archivio parrocchiale è l’istituzione archivistica preposta alla conservazione, salvaguardia, valorizzazione culturale e quindi alla fruizione degli studiosi che ne facciano richiesta. Le presenti norme hanno lo scopo di stabilire l’ordinamento e disciplinare l’attività dell’Archivio parrocchiale per una retta custodia, nonché per la consultazione e la fotoriproduzione.
Le Responsabilità del Parroco e la Normativa
Il parroco, in quanto legale rappresentante della parrocchia, ente ecclesiastico civilmente riconosciuto, è il responsabile dei documenti della parrocchia, sia storici sia di uso corrente. Per questo, si adoperi affinché siano collocati in un ambiente idoneo: possibilmente una stanza a sé, unicamente destinata ad archivio, pulita, non umida e chiusa a chiave. Questi requisiti sono stabiliti dal can. 535 § 5 del Codice di Diritto canonico e dagli artt. 1-4 dell’Intesa fra il Ministro per i beni e le attività culturali e il Presidente della Conferenza Episcopale Italiana circa la conservazione e la consultazione degli archivi storici e biblioteche degli enti e istituzioni ecclesiastiche.
Il parroco, in qualità di legale rappresentante della parrocchia, è l’unico responsabile dell’archivio parrocchiale. Egli si avvale della collaborazione di persone qualificate per le mansioni relative a riordino, inventariazione dei fondi, vigilanza e servizio del pubblico. Laddove si ritenga opportuno, è possibile usufruire della collaborazione di personale volontario, del quale anche dalla direzione dell’Archivio diocesano sia riconosciuta la qualifica e la preparazione.
L’Archivio diocesano, inoltre, ha il compito di vigilare affinché l’ingente patrimonio culturale custodito negli archivi soggetti alla giurisdizione dell’Ordinario non sia disperso e venga opportunamente valorizzato.
La Gestione Archivistica: Le Tre Fasi
Nella gestione archivistica di un atto si distinguono tre fasi principali: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
Archivio Corrente
Nell'archivio corrente deve essere collocata la documentazione in uso per le necessità dell’ufficio. Si tratta di pratiche e registri in uso o da poco concluse.
Archivio di Deposito
Nell’archivio di deposito viene conservata la documentazione non in uso corrente e le pratiche ormai chiuse, ma che non abbiano superato il limite convenzionale di consultabilità (70 anni). Qualora si tratti di registri, il limite di consultabilità si intende dalla data dell’ultimo atto o documento registrato.
Archivio Storico
L’archivio storico costituisce la terza sezione dell’archivio parrocchiale ed è costituito da quella parte di documentazione relativa ad affari esauriti da più di 70 anni, destinata alla conservazione permanente. Il deposito nell’archivio storico parrocchiale costituisce la fase finale della vita di un atto.
Separazione degli Archivi
È fondamentale che il parroco provveda a separare l’archivio storico da quello corrente. Archivio corrente e archivio di deposito possono essere unificati, ma devono sempre rimanere separati dall’archivio storico.
Condizioni di Conservazione e Procedure di Riordino
Un ambiente idoneo per la conservazione dei documenti è essenziale. Se i documenti versano in stato di disordine e/o in cattive condizioni di conservazione, il parroco deve prendere contatto con l’incaricato diocesano per gli Archivi, dipendenti dall’Ordinario, al fine di concordare le operazioni di riordino.
A volte è necessario riordinare gli archivi a causa di un periodo di incuria, in seguito ad accorpamenti o all’acquisizione di fondi documentali non ordinati, o perché gli archivi vengono spostati di sede.
Buone pratiche per la conservazione digitale dei documenti: le attività del progetto RICORDI
Deposito di Documenti Speciali presso l'Archivio Storico Diocesano
È possibile, per motivi di conservazione e sicurezza, depositare singoli pezzi archivistici o manoscritti di particolare valore e importanza presso l’Archivio storico diocesano. In tale caso, sarà redatta una convenzione avente in allegato un dettagliato inventario del materiale consegnato, che resta sempre di proprietà dell’ente che l’ha prodotto.
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